Registerbeskrivning

Registerbeskrivning
EU:s dataskyddsförordning, 2016/679

Datum: 18.11.2022

Registrets namn

Rimbert - Register över bidragssökande

Registeransvarig

Stiftelsen för det tvåspråkiga Finland sr (1749439-3)
Georgsgatan 27
00100 Helsingfors

Uppgiftsbiträde

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. (2379356-8)
Georgsgatan 27
00100 Helsingfors

Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. använder följande underleverantörer:

  • Amazon Web Services, för utskick av e-post till i ansökningssystemet registrerade användare
  • Signicat, för identifiering av personer som anhåller om utbetalning av beviljat bidrag eller stipendium
  • Telia Inmics-Nebula Oy, all information i registret lagras på Telia Inmics-Nebulas servrar

Kontaktperson för frågor gällande registret

Ted Urho
Ombud
ombud@tvasprakiga.fi

Syfte med registret (berättigat intresse)
Registerföraren förverkligar sin regelmässiga uppgift genom att bevilja bidrag baserat på ansökningar. Behandlingen av data i bidragsverksamhetens register baseras därmed på ett berättigat intresse. Registerförarens och den sökandes rättigheters balans garanteras genom att där i registret inte behandlas några sensitiva uppgifter.

Sådan data, vars behandling medför specifika risker, såsom personnummer och kontonummer, behandlas i så begränsad omfattning som möjligt.

Syfte med behandlingen av personuppgifter
Register över bidragsansökande:
- För behandling av ansökningar om bidrag eller stipendier riktade till Stiftelsen för det tvåspråkiga Finland

Register över bidragsmottagare:
- För utbetalning och uppföljning av beviljade bidrag samt för anmälningar om bidrag till myndigheter.

Register över ansökarrespons som lämnats i samband med ansökningsprocessen:
- För att utveckla ansökningssystemets användarvänlighet och funktionaliteter
- Registret har ingen inverkan på behandlingen av den sökandes ansökningar

Registrets informationsinnehåll
I registret bevaras uppgifter om den sökande eller sökandes kontaktperson som i första hand har lämnats av den sökande.

Obligatoriska personuppgifter för inlämning av ansökan:
- uppgifter som identifierar den sökande (t.ex. namn, adress, telefon, e-postadress, personnummer/FO-nummer)

Den sökandes egna uppgifter om sig själv i ansökan, exempelvis:
- matrikel eller meritförteckning
- skol- och studiebetyg
- arbetsintyg
- andra dokument och uppgifter som den sökande har bifogat till stöd för ansökan
- eventuella rekommendationer som skaffats med den sökandes samtycke
- övriga uppgifter som behövs för ansökan

Om den sökande beviljas ett bidrag sparas det dessutom följande uppgifter om den sökande i det elektroniska registret, exempelvis:
- kontonummer
- information gällande rekvisition och om betalningstransaktioner
- information om när beslut fattats
- information om eventuella ändringar gällande bidraget eller återtagande av bidrag
- information om meddelanden till Skatteförvaltningen och Lantbruksföretagarnas pensionsförbund
- information om elektronisk identifiering av identitet i samband med rekvisition
- bidragsmottagarens redovisning av bidraget

Hur länge bevaras uppgifterna
Vi sparar den sökandes ansökningar och uppgifter tills vidare. Ansökningsmaterialet, både beviljade ansökningar och ansökningar som fått avslag, har ett stort kulturhistoriskt värde för framtida forskning i Stiftelsen för det tvåspråkiga Finland sr:s stödverksamhet och det ger oss också en möjlighet att utvärdera effekten av, samt utveckla, vår bidragsverksamhet.

Det elektroniska materialet överförs till passiv förvaring efter 20 års tid, vilket innebär att endast ett fåtal personer i personalen har tillgång till de äldre uppgifterna. Stiftelsen för det tvåspråkiga Finland utvärderar och justerar regelbundet förvaringstiden för ansökningsmaterialet.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter
- Ansökningarna behandlas av Stiftelsen för det tvåspråkiga Finlands personal, förtroendevalda samt eventuella externa sakkunniga.
- En del av ansökningarna behandlas även av externa bedömare.
- Alla personer som har tillgång till uppgifterna är bundna av tystnadsplikt.
- Personerna som evaluerar ansökningarna har endast begränsad tillgång till de delar av materialet som de behöver se för att kunna genomföra sitt arbetsuppdrag och rättigheten till uppgifterna är tidsbegränsad således att personerna inte längre kan komma åt informationen då deras uppdrag är avslutat.
- Rättigheten att se och uppdatera personuppgifter är begränsad både på personnivå och tidsmässigt genom registerförarens interna, centralt administrerade, rättigheter.
- Uppgifter kan i enlighet med Personuppgiftslagen (523/1999) 24§ lämnas ut åt främst:

  • Lantbruksföretagarnas pensionsförbund
  • Skatteförvaltningen

- Uppgifter tillhörande beviljade ansökningar kan lämnas ut i (avslag publiceras inte):

  • Publikationer
  • Webbsida (www.tvasprakiga.fi)
  • Sociala medier

- Uppgifter kan vid behov utlämnas till andra fonder och stiftelser. Uppgifter utlämnas endast i den mån som de är relevanta.

Flyttning av data till länder utanför EU eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet
Uppgifter utlämnas inte till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Principerna för offentliggörandet av beslut och av personuppgifter
Registerföraren publicerar följande uppgifter om alla bidragsmottagare:

  • namn
  • ändamålet som angetts i ansökan
  • storleken på bidraget

Beslutet att publicera uppgifterna grundar sig på en önskan att upprätthålla ett offentligt förtroende för bidragssystemet samt för att undvika överlappning vad gäller beviljandet av medel för specifika ändamål.

Registerföraren skyddar de sökandes, utvärderarnas, de sakkunnigas och personer som lämnat rekommendationers integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.

Principer för skydd av registret
- I behandlingen av ansökningar och uppgifter ska man se till att de sökandes privatliv inte obehörigt riskeras. Handlingarna behandlas enbart av dem vars uppgifter kräver det. De som behandlar uppgifterna har sekretessplikt.

- Rimbert är ett ansöknings- och behandlingsprogram för bidrag och stipendier, som upprätthålls, och vars rättigheter, ägs av Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. Stiftelsen för det tvåspråkiga Finland har genom avtal rätt att utnyttja programmet. Nyttjanderätten innehåller inte rätten till programmets kod och inte heller rätt att åt tredje part överlåta nyttjandet av programmet. Nyttjanderätten innefattar inte heller rätt att göra ändringar i programmet.

- Ansökningar, uppgifter och ansökningsbilagor ska skyddas från utomstående av Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr.

- De sökandes förbindelse till webbtjänsten för ansöknings- och behandlingsprogram för bidrag och stipendier skyddad genom SSLkryptering som Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. svarar för.

- Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. har ett avtal med Telia Inmics-Nebula Oy som svarar för tjänsten och registret förvaras i en Nebula Cloud 9-molntjänst vars säkerhet är baserad på industristandarder som PCI-DSS. Administrativ lösenordsskyddad åtkomst till registret ges endast åt av Utdelningsstiftelsen för Svenska kulturfonden sr. namngivna personer.


Automatisk bearbetning
Stiftelsen för det tvåspråkiga Finland sr utnyttjar inte automatiska beslutsprocesser. Det är alltid en eller flera personer som gör det slutgiltiga beslutet.

Rätt till insyn
- Var och en har rätt att kontrollera om de finns i Stiftelsen för det tvåspråkiga Finlands register
- Var och en har rätt att kontrollera sina egna uppgifter i registret
- Begäran om att få utlämnat informationen ska göras skriftligt och den ska vara undertecknad av personen som ber att få utlämnat sina uppgifter.
- Registerföraren har rätt att be den som lämnat begäran om att få kontrollera sina uppgifter om att bestyrka sin identitet
- Registerföraren skyddar de sökandes, utvärderarnas, de sakkunnigas och personer som lämnat rekommendationers integritetsrättighet och lämnar därmed inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.
- Begäran besvaras inom en månad från att den mottagits
- Begäran ska adresseras till:
Stiftelsen för det tvåspråkiga Finland
Ombud Ted Urho
Georgsgatan 27
00100 Helsingfors
ombud@tvasprakiga.fi

Rätt att kräva rättelse av en uppgift
- en felaktig uppgift i registret ska rättas till på en specificerad begäran av en registrerad
- specificerad begäran ska adresseras till: ombud@tvasprakiga.fi

Rätt att begära radering

Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas om:
- Du motsätter dig behandlingen och det inte finns något berättigat skäl eller rättslig grund för fortsatt behandling av uppgifterna
- Behandlingen av uppgifter är lagstridigt

Till följd av lagstiftning är Stiftelsen för det tvåspråkiga Finland i många fall skyldig att förvara personuppgifter för att till exempel fullgöra en lagstadgad skyldighet eller hantera rättsliga anspråk.

Rätt att lämna in ett klagomål
Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till övervakningsmyndigheten ifall denna anser att behandlingen av personinformationen strider emot EU:s dataskyddsförordning.